Предотвратите разочарования: опубликуйте детали предстоящего мероприятия – тематику, место, дресс-код – за 6 недель до даты. Чем больше конкретики, тем меньше домыслов.
Организуйте анонимный опрос: узнайте, чего действительно хочет команда. Предложите конкретные варианты: от живой музыки до квестов. Анализируйте ответы, чтобы скорректировать программу.
Четко обозначьте бюджет на человека. Это ограничит нереалистичные запросы и позволит подобрать развлечения, соответствующие финансовым возможностям. Прозрачность – ключ к успеху.
Объясните, чего НЕ будет. Если в этом году без салюта, так и скажите. Лучше заниженные предвкушения, чем испорченный праздник.
Четко определите бюджет и формат: Как избежать недопониманий?
Сразу озвучьте доступный финансовый ресурс и предполагаемый тип празднества. Это позволит избежать завышенных притязаний и разочарований в будущем.
Бюджетная детализация: Предоставьте разбивку расходов по основным категориям (аренда площадки, питание, развлечения, транспорт). Например, "На развлечения выделяется 20% от общей суммы". Это дает представление о приоритетах и возможностях.
Формат: Предложите несколько концепций (тематическая вечеринка, выезд на природу, интеллектуальная игра). Позвольте коллективу проголосовать за наиболее предпочтительный вариант. Укажите ограничения по формату (например, дресс-код или степень формальности).
Прозрачная коммуникация - залог успеха
Организуйте встречу или онлайн-опрос, чтобы собрать пожелания по меню, музыкальному сопровождению и прочим деталям. Объясните, какие запросы могут быть удовлетворены в рамках бюджета, а какие – нет. Например, "Мы можем предложить три варианта меню, отличающиеся по стоимости и составу блюд".
Чек-лист: Разработайте и распространите среди служащих чек-лист с ключевой информацией: место проведения, время начала и окончания, программа мероприятия, варианты транспорта. Убедитесь, что у всех есть доступ к этой информации.
Альтернативные варианты
Если часть персонала не удовлетворена предложенным, предложте альтернативы, не требующие значительных затрат. Например, организация небольшого фуршета в офисе или посещение квеста.
Объясните цели праздника: Почему мы это делаем?
Чётко сформулируйте причины проведения развлекательного мероприятия. Опишите, как это событие способствует достижению общих целей организации.
- Укрепление связей в коллективе: Акцентируйте внимание на важности личного взаимодействия вне рабочей обстановки. Объясните, как неформальное общение повышает сплочённость и взаимопонимание между отделами.
- Выражение признательности за достижения: Отметьте вклад команды в успехи компании за отчётный период. Подчеркните, что праздник – это способ отметить коллективные достижения и выразить благодарность за проделанную работу.
- Повышение командного духа и мотивации: Объясните, как позитивные эмоции, полученные на мероприятии, способствуют повышению настроя на дальнейшую продуктивную деятельность. Расскажите о планируемых конкурсах и активностях, нацеленных на сплочение.
- Формирование позитивного имиджа компании: Подчеркните, что хорошо организованное мероприятие демонстрирует заботу о служащих и укрепляет репутацию фирмы.
Донесите информацию о целях до каждого члена команды заранее, чтобы каждый осознавал значение праздника и его вклад в общий успех.
Сообщите о программе заранее: Что будет происходить и когда?
Опубликуйте детальное расписание развлечений за несколько недель до праздника. Предоставьте ясный тайминг, охватывающий все этапы, от прибытия до завершения. Укажите время начала и окончания каждого мероприятия, например: "Приветственный коктейль: 18:00-19:00", "Торжественная часть: 19:00-20:00", "Развлекательная программа: 20:00-22:00", "Неформальное общение: 22:00-до поздней ночи".
Определите формат предоставления информации. Это может быть электронное письмо со встроенным календарем, печатная брошюра на рабочем месте или специальная страница на внутреннем портале. Убедитесь, что формат доступен и удобен для всех.
Подчеркните, что программа является предварительной и возможны незначительные изменения. Это смягчит возможные разочарования, если что-то пойдет не по плану. Обновляйте информацию при необходимости, оперативно уведомляя команду о любых корректировках.
Включите в расписание не только развлекательные моменты, но и время для перерывов, свободного общения и, возможно, короткие активности, направленные на сплочение коллектива. Это сделает мероприятие более комфортным и позволит каждому найти занятие по душе.
Принимайте обратную связь: Что хотят сотрудники?
Собирайте сведения о предпочтениях персонала для создания запоминающегося и позитивного праздника. Применяйте анонимные опросы и фокус-группы, чтобы определить наиболее интересные варианты. Обязательно учитывайте пожелания разных возрастных групп и отделов, чтобы избежать предвзятости в выборе программы.
Используйте матрицу оценки идей, чтобы ранжировать предложения по следующим критериям: соответствие бюджету, вовлеченность коллектива, оригинальность и безопасность. Это поможет объективно выбрать лучшие варианты.
Опубликуйте результаты опросов и объясните, какие решения были приняты и почему. Это продемонстрирует, что мнение каждого учитывается, и повысит вовлеченность в мероприятие.
Оцените результаты и поделитесь ими: Что получилось и что можно улучшить?
Сразу после праздника соберите обратную связь. Применяйте анонимные опросы, чтобы участники чувствовали себя вправе поделиться честным мнением. Спрашивайте о конкретных аспектах: формат, место проведения, развлечения, еда, организация. Шкала оценки (от 1 до 5) позволит быстро проанализировать данные.
Например, если средний балл за музыкальное сопровождение ниже 3, рассмотрите замену диджея или группы на следующем мероприятии. Если питание получило высокую оценку, сохраните кейтеринговую компанию в качестве партнера.
Опубликуйте результаты опроса и план улучшений. Подчеркните, что отзывы важны и будут учтены при организации следующего события. Это покажет коллективу, что их мнение имеет вес.
Разместите фотоотчет и видеоролик с мероприятия в корпоративной сети. Создайте интерактивную карту с отмеченными интересными моментами и предложите сотрудникам добавить свои комментарии и фотографии. Если для проведения торжества вы выбрали подходящий Банкет свадебный зал, отметьте это особо.
Что оценивать:
- Соответствие программы потребностям: Узнайте, насколько развлекательная программа соответствовала интересам большинства участников.
- Организационные моменты: Оцените удобство логистики (транспорт, размещение), качество обслуживания и общее впечатление от площадки.
Как использовать результаты:
Проанализируйте комментарии, чтобы выявить повторяющиеся темы и проблемы. Сформируйте список конкретных действий для исправления недочетов. Например, если многие жаловались на громкую музыку, на следующем событии уменьшите ее громкость или предложите более тихую зону для общения.