Планируете корпоратив? При ливне и ветре – выбирайте просторный лофт с панорамными окнами и кейтерингом. Оптимальный вариант: помещение с регулируемым освещением и звукоизоляцией.
При ясном небе и температуре выше +22°C – рассмотрите террасу на крыше с маркизами или шатрами. Убедитесь в наличии систем охлаждения и защиты от насекомых.
Ожидаете умеренную облачность и температуру +18-22°C? Загородный клуб с крытыми верандами и возможностью проведения активностей на свежем воздухе станет идеальным решением. Проверьте наличие альтернативных площадок внутри здания на случай внезапного ухудшения условий.
Если прогнозируется сильная жара (+28°C и выше) – отбросьте идеи с открытыми площадками без тени. Подберите зал с мощной системой кондиционирования и возможностью затемнения окон. Совет: предусмотрите достаточное количество прохладительных напитков.
Зимний период или температура ниже +5°C – однозначно выбирайте закрытое отапливаемое пространство. Рекомендация: помещение с камином или уютной лаунж-зоной создаст атмосферу тепла и комфорта.
Как избрать локацию для корпоратива в зависимости от климата
Если прогнозируется жара, отдайте предпочтение площадке с кондиционером или открытой террасе с навесом и системой охлаждения (вентиляторы, увлажнители воздуха). Учитывайте наличие тенистых зон и возможность организации прохладительных напитков.
Для дождливой погоды целесообразно выбрать заведение с крытой территорией или шатром. Проверьте, чтобы проходы между зонами (например, между банкетным залом и туалетом) были защищены от осадков.
В холодный сезон оптимальным решением будет тёплое помещение с хорошей системой отопления. Подумайте о наличии гардероба для верхней одежды.
При переменчивой погоде (например, весной или осенью) присмотритесь к локации с возможностью быстрого перехода из открытого пространства в закрытое. Например, ресторан с верандой, которую можно застеклить.
Важно! Всегда имейте план "Б" на случай внезапного изменения климатических условий. Уточните у администрации заведения о доступности альтернативных вариантов размещения.
Альтернативные варианты
Рассмотрите аренду теплохода с закрытой палубой при вероятности садков или сильного ветра. Или же – загородный клуб с крытыми беседками и системой обогрева. В качестве альтернативы можно посмотреть Кафе банкеты юбилеи.
Продумайте развлечения, адаптированные к погодным условиям. В помещении можно организовать мастер-классы, интеллектуальные игры или концерт. На открытом воздухе – спортивные остязания или пикник (при благоприятном прогнозе).
Солнце: как защитить гостей от жары?
Обеспечьте затенение. Установите большие тенты, шатры или навесы, чтобы создать зоны отдыха в тени. Рассмотрите возможность использования нескольких небольших навесов, чтобы создать более уютные и уединенные уголки.
Предложите гостям средства защиты от солнца. Раздайте небольшие флаконы с солнцезащитным кремом (SPF 30 или выше) и широкополые шляпы. Разместите станции с солнцезащитным кремом в стратегических точках территории.
Подумайте об освежении воздуха. Установите вентиляторы с распылителями воды или портативные кондиционеры, чтобы создать прохладные зоны. Обеспечьте достаточное количество льда и прохладительных напитков.
Важность гидратации
Постоянно напоминайте участникам события о необходимости пить воду. Организуйте пункты с питьевой водой в разных частях площадки. Предложите изотонические напитки для восполнения электролитов.
Предоставьте гостям освежающие угощения. Сервируйте фруктовый лед, замороженные фрукты или легкие десерты, которые помогут охладиться.
Охлаждающие аксессуары
Предложите гостям персональные вентиляторы или охлаждающие полотенца. Эти небольшие аксессуары могут значительно повысить комфорт в жаркую погоду.Охлаждающие полотенца просты в использовании: их нужно просто намочить водой и отжать.
Дождь: что предусмотреть для комфорта?
Обеспечьте крытые переходы между площадками, используя тенты или шатры, чтобы гости оставались сухими при перемещении.
Предоставьте гостям зонты или дождевики. Закажите их с логотипом фирмы для дополнительного брендинга.
Подумайте о водонепроницаемой мебели для открытых площадок. Отдавайте предпочтение материалам, которые быстро сохнут и не впитывают влагу.
Организуйте сушку одежды и обуви. Специальные вешалки с подогревом или комната с мощным обогревателем станут приятным дополнением.
Разработайте альтернативные активности внутри помещения. Это могут быть мастер-классы, игры или интерактивные зоны.
Установите дополнительные системы обогрева. Инфракрасные обогреватели или тепловые пушки помогут поддерживать комфортную температуру на открытых верандах.
Проверьте систему водоотвода на площадке. Убедитесь, что вода не скапливается и не образует лужи.
Предусмотрите нескользящее покрытие на скользких участках. Резиновые коврики или специальные антискользящие составы снизят риск травм.
Ветер: как избежать неудобств на открытом воздухе?
Учитывайте розу ветров района. Выбирайте площадки, где естественные барьеры (здания, холмы, густые насаждения) ослабляют силу воздушных потоков.
Ориентация: Предпочтите расположение, где спиной к преобладающему ветру окажется сцена или зона отдыха. Это сократит дискомфорт для присутствующих и улучшит акустику.
Ветрозащитные сооружения
- Временные ограждения: Установите ветрозащитные экраны или передвижные перегородки из плотной ткани или дерева. Расположите их с наветренной стороны, чтобы создать барьер.
- Растения: Используйте высокие растения в контейнерах (например, туи, кипарисы) в качестве живого щита.
- Навесы и шатры: Выбирайте конструкции с усиленным каркасом и ветроустойчивыми стенками. Убедитесь, что они надежно закреплены.
Альтернативные решения: Рассмотрите варианты с частично закрытыми террасами или внутренними дворами, которые обеспечивают защиту от ветра, сохраняя при этом ощущение пребывания на свежем воздухе.
Мебель и декор
- Вес: Используйте тяжелую, устойчивую мебель, которую сложно опрокинуть ветром.
- Крепления: Закрепите легкие предметы декора (например, зонтики, флаги) или уберите их.
- Скатрти: Применяйте скатерти с фиксаторами или специальные зажимы, чтобы предотвратить их сдувание.
Безопасность: При сильном ветре избегайте использования открытого огня (свечи, факелы) или обеспечьте их надежную защиту.
Холод: где согреться и как развлечься?
Для уюта и тепла предпочтите банкетные залы с каминами или панорамными окнами, откуда открывается вид на зимний пейзаж. Ориентируйтесь на локации с хорошей системой отопления и возможностью регулировки температуры в отдельных зонах. Рассмотрите аренду загородного дома или коттеджа с сауной или баней для расслабления участников.
Развлечения в тепле
Организуйте интерактивные мастер-классы: гончарное дело, роспись по керамике, изготовление шоколадных конфет или рождественских украшений. Эти активности сплотят команду и создадут приятные воспоминания. Проведите дегустацию местных напитков или сыров. Устройте тематический вечер, например, в стиле "Русская зима" с соответствующим декором и угощениями.
Альтернативой станут интеллектуальные игры: квизы, мафия, брейн-ринги. Арендуйте караоке-зал или организуйте живую музыку – джазовый бэнд или кавер-группу. Предусмотрите зону отдыха с настольными играми и удобными диванами.
Альтернативные варианты
Если бюджет позволяет, забронируйте номера в отеле с развлекательным комплексом: боулинг, бильярд, кинотеатр. Это позволит гостям не думать об организации досуга. Организуйте посещение крытого аквапарка или спа-центра.
Непредсказуемость: план Б для любой погоды
Обеспечьте крытую альтернативу, если запланированное торжество на открытом воздухе. Шатер, просторный зал или близлежащий ресторан с возможностью аренды – оперативные решения при ухудшении метеоусловий.
Варианты для экстренного переноса
Рассмотрите три различных крытых павильона в окрестностях локации open-air. Заранее согласуйте с владельцами возможность бронирования "на всякий случай" с минимальной предоплатой, подлежащей возврату при отсутствии форс-мажора.
Альтернативные активности в помещении
При неожиданном ненастье переключитесь на интерактивные игры, мастер-классы или тематические квесты в закрытом пространстве. Подойдут помещения с проектором и звуковым оборудованием.
Создайте "метеорологический" комплект: зонты, дождевики, пледы. Разместите их в легкодоступном месте, чтобы гости чувствовали себя комфортно при резких изменениях атмосферных явлений.
Бюджет: как погода влияет на стоимость площадки?
Плохие погодные условия, такие как проливные дожди или сильная жара, могут снизить стоимость уличных территорий до 30% в сравнении с благоприятными датами. Рассмотрим следующие аспекты:
- Низкий сезон: площадки под открытым небом, востребованные летом, часто предлагают значительные скидки в межсезонье (осень, зима, ранняя весна) из-за вероятности непогоды. Снижение цен может достигать 40-50%.
- Условия резервации: Обсудите с площадкой включение в контракт пункта о возможности переноса события в закрытое пространство в случае плохой ситуации с осадками. Это позволит сохранить бюджет и гарантировать проведение события.
- Альтернативные решения: Вместо полностью открытой площадки рассмотрите частично закрытые опции (шатры, террасы с навесами). Стоимость аренды может быть выше, чем у полностью открытой территории, но ниже, чем у полностью закрытого помещения, особенно если речь идет о большом количестве приглашенных.
- Спрос и предложение: В регионах с предсказуемым климатом (например, с четко выраженным сезоном дождей) цена на открытые площадки в «не сезон» будет ощутимо ниже, чем в регионах с непредсказуемой ситуацией с осадками. Учитывайте это при планировании, если важна оптимизация расходов.
- Страховка: Уточните у площадки, включена ли в стоимость страховка от погодных рисков. Если нет, рассмотрите возможность оформления отдельной страховки, покрывающей отмену или перенос мероприятия из-за стихийных явлений. Экономия на этом пункте может привести к значительным финансовым потерям.
Совет: Бронируйте площадки заранее, особенно если речь идет о популярных датах и территориях. Раннее бронирование может позволить получить более выгодные условия, в том числе и гибкие опции переноса в случае неблагоприятного прогноза.